Confirmación de citas
Muchos pacientes revisan WhatsApp antes que el correo y contestan un mensaje más fácil que una llamada. Esta página explica, sin rodeos, cómo maneja Doctia la confirmación por WhatsApp: no la envía sola, sino que le deja el mensaje listo para salir desde el número del consultorio. También verá cómo escribir un mensaje que el paciente conteste y qué datos no deben ir en él.
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¿Tiene dudas? Escríbanos por WhatsAppConviene empezar por lo que no hay, para que nadie se lleve una sorpresa: Doctia no envía mensajes automáticos de WhatsApp ni de texto. No está conectado a la plataforma empresarial de WhatsApp y no manda nada a nombre suyo sin que usted lo toque.
Lo que sí hace es quitarle el trabajo de buscar el número y redactar. En la agenda, cada cita que sigue por confirmar tiene un botón de WhatsApp que abre el chat con el mensaje de confirmación ya escrito, con la fecha, la hora y el profesional. En la ficha del paciente está el mismo mensaje en «Confirmar por WhatsApp». Usted lo revisa y lo envía.
Un mensaje que llega de un número desconocido se parece demasiado a la publicidad y a los intentos de estafa que los pacientes reciben a diario. Uno que llega del WhatsApp del consultorio, el mismo al que escribieron para pedir la cita, se reconoce y se contesta.
La respuesta también llega al lugar correcto. Si el paciente escribe «no puedo ir, ¿me cambia la hora?», lo lee alguien del consultorio que puede reprogramar en ese momento, y la conversación queda en el mismo chat de siempre. Con un envío automático desde otra línea, esa respuesta suele perderse o quedar sin atender.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisConfirmar funciona mejor como una rutina fija que como una tarea que se hace cuando sobra tiempo. Un buen momento es la primera hora de la mañana para las citas de mañana, y un repaso al mediodía para las de la tarde de hoy que aún no se confirmaron.
El botón abre WhatsApp en el equipo donde está trabajando, con la cuenta que tenga abierta. Por eso conviene que en el computador de la recepción esté abierto el WhatsApp del consultorio y no el celular personal de quien atiende. Así todas las respuestas llegan al mismo lugar.
En WhatsApp el paciente lee en la vista previa, a veces con prisa. El mensaje de confirmación debe caber en una pantalla, decir quién escribe en la primera línea y terminar con una pregunta que se responda con una palabra. Un texto largo con instrucciones mezcladas recibe menos respuestas que uno corto.
Envíe un solo mensaje, no tres seguidos, y evite las notas de voz: no todos pueden escucharlas en el trabajo o en el bus. Escriba en horario razonable; un mensaje del consultorio a las diez de la noche no transmite la seriedad que usted quiere.
El recordatorio por correo sale solo, unas 24 horas antes, en las citas agendadas con al menos 30 horas de anticipación y con el correo del paciente registrado. Cubre la mayoría de los controles y las citas tomadas con tiempo, y deja una constancia escrita de lo que se informó.
El WhatsApp cubre lo que el correo no alcanza: la cita que se agendó hoy para mañana, el paciente que no dio correo, la persona mayor que no lo revisa o la primera vez en la que usted quiere asegurarse. Usar los dos evita depender de un solo canal y le ahorra escribir a quien ya tiene su recordatorio.
El número celular y el nombre del paciente son datos personales, y todo lo que diga algo sobre su salud es un dato sensible según la Ley 1581 de 2012, que exige autorización previa, expresa e informada para tratarlo. Un mensaje de confirmación con fecha, hora y profesional es compatible con la finalidad de la atención; uno que menciona el motivo de consulta ya expone información sensible.
Recuerde que un chat puede leerlo otra persona del hogar y que las notificaciones aparecen en la pantalla bloqueada. Use la cuenta del consultorio, no el celular personal de un empleado que mañana puede irse con la conversación. Es contenido informativo y no reemplaza la asesoría jurídica.
Confirmar no termina cuando se envía el mensaje. Si nadie registra las respuestas en la agenda, el día de la cita la recepción no sabe quién dijo que sí, quién pidió otra hora y quién nunca contestó. Acuerde con su equipo qué se hace en cada caso y quién lo hace.
Si le interesa medir el efecto de confirmar por WhatsApp, compare sus inasistencias de un mes antes y de un mes después de adoptar la rutina, con los mismos criterios. Esa comparación con sus propios datos vale más que cualquier promedio externo, porque refleja a sus pacientes.
Si su consultorio agenda tantas citas al día que nadie alcanza a tocar un botón por cada una, o si quiere recordatorios por WhatsApp a una hora fija sin intervención de nadie, lo que busca es un envío automático conectado a la plataforma empresarial de WhatsApp. Eso Doctia no lo ofrece hoy.
Esos servicios suelen exigir plantillas de mensaje aprobadas de antemano y, por lo general, un cobro por mensaje, y el envío sale de una línea configurada para ello. Para un consultorio independiente o un equipo pequeño, el correo automático más el botón de WhatsApp de cada cita suele ser suficiente y mantiene la conversación en el número de siempre.
No. El recordatorio automático de Doctia es por correo electrónico, unas 24 horas antes de la cita. Para WhatsApp, cada cita por confirmar tiene en la agenda un botón que abre el chat con el mensaje de confirmación listo. Usted lo envía desde el número del consultorio; nada sale a nombre suyo sin que lo toque.
Desde la cuenta de WhatsApp que esté abierta en el equipo donde toca el botón. Si en el computador de la recepción tiene abierto el WhatsApp del consultorio, el paciente recibe el mensaje del número que ya conoce y responde ahí mismo. Por eso no conviene usar el celular personal de un empleado.
Sí. El botón abre WhatsApp con el mensaje escrito, pero todavía no enviado. Puede agregar la dirección, una indicación como traer exámenes previos o un saludo más personal antes de enviarlo. Evite añadir el motivo de consulta o el diagnóstico: son datos sensibles y el chat puede leerlo otra persona.
El recordatorio automático por correo solo sale en citas agendadas con al menos 30 horas de anticipación, así que esa cita no lo recibe. Para esos casos está el botón de WhatsApp de la cita en la agenda: un mensaje desde el consultorio cubre justo ese hueco.
A su acudiente. La ficha del menor guarda el nombre y el celular del acudiente, y el botón de WhatsApp de la cita abre el chat dirigido a esa persona, con la fecha, la hora y el profesional de la cita. Así el mensaje llega a quien realmente organiza la asistencia del niño.
Confirmar una cita por WhatsApp es compatible con la finalidad de la atención si el paciente entregó su número para eso y el mensaje se limita a fecha, hora, profesional y lugar. La Ley 1581 de 2012 considera sensibles los datos de salud, así que no incluya motivos ni diagnósticos. Para su caso concreto, consulte a un asesor jurídico.
Defina una hora límite, por ejemplo el mediodía del día anterior, y a partir de ella llame a quienes no contestaron, empezando por las citas de primera vez y los procedimientos largos. Registre el resultado en la agenda para que la recepción sepa, el día de la cita, con quién sí puede contar.
Recordatorio por correo automático y WhatsApp con el mensaje listo. 9 días de prueba, sin tarjeta.
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