Software de historia clínica para consultorios en Bogotá

Bogotá es Distrito Capital, y allí la inscripción de los prestadores de servicios de salud en el Registro Especial de Prestadores (REPS) se hace ante la Secretaría Distrital de Salud. La Resolución 3100 de 2019 reconoce al profesional independiente de salud como un tipo de prestador: el médico, el odontólogo o el especialista que atiende por su cuenta también se inscribe y habilita sus servicios.

Antes de radicar, la norma pide una autoevaluación de las condiciones de habilitación de cada servicio (artículo 5). La inscripción inicial tiene una vigencia de 4 años y se renueva por periodos de 1 año con una nueva autoevaluación (artículo 10). Es contenido informativo y no reemplaza la asesoría jurídica; el detalle del trámite lo confirma la Secretaría.

• Copia del documento de identificación del profesional que se inscribe como prestador independiente
• Títulos de educación superior de pregrado y posgrado que respaldan los servicios que va a ofrecer
• Tarjeta profesional o inscripción en el Registro Único de Talento Humano en Salud (ReTHUS)
• Certificado de conformidad de las instalaciones eléctricas del lugar donde atiende a sus pacientes

El estándar de historia clínica y registros de la Resolución 3100 de 2019 (numeral 11.1.6) pide una historia única por paciente y, si se lleva en medios electrónicos, que el sistema garantice confidencialidad, seguridad y que los datos no se puedan modificar una vez guardados. Cada anotación lleva fecha, hora, nombre completo y firma de su autor, y se diligencia durante la atención o inmediatamente después.

Cuando la historia es electrónica, el mismo estándar pide un documento firmado por un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente, que certifique que el mecanismo usado cumple la normatividad. También exige un procedimiento de consentimiento informado con forma de verificar que se aplica. Prepare esos soportes con tiempo, no la semana de la visita.

• Una historia de ejemplo firmada, con fecha, hora y nombre completo del profesional visibles
• Una nota aclaratoria que muestre cómo se corrige sin borrar lo que ya quedó firmado
• El procedimiento escrito de consentimiento informado y un consentimiento firmado dentro de un expediente
• El documento del ingeniero de sistemas sobre el mecanismo electrónico que usa para la historia

La página pública de Doctia muestra arriba su especialidad y la ciudad, así que quien busca un especialista en Bogotá confirma de entrada que el consultorio queda aquí. La dirección es corta, del tipo doctia.co/su-nombre: fácil de dictar por teléfono, de imprimir en una tarjeta o de dejar en la biografía de sus redes.

En esa página el paciente ve su foto o sus iniciales, la especialidad, los servicios, el horario, la dirección con mapa, el botón de cómo llegar y, si usted lo autoriza, su WhatsApp. Cuando la página está completa entra al mapa del sitio para buscadores, con datos estructurados, y la sección «Opiniones» enlaza a su ficha de Google.

En Bogotá, llegar al consultorio puede tomar más de lo previsto, y el paciente que sale del trabajo en otra localidad necesita saber con exactitud a qué hora lo atienden. La reserva en línea le deja elegir servicio, día y hora sin llamar en horario de oficina, y cancelar desde «Mis citas» con un código si el día se complica.

Para los controles que no requieren examen físico, la consulta virtual evita el trayecto completo. La modalidad, presencial o virtual, se marca en la cita, y la videoconsulta se abre desde la historia clínica de esa cita. Así el paciente que vive lejos del consultorio mantiene sus controles sin perder media jornada en desplazamientos, y usted conserva la continuidad del tratamiento.

Es habitual en Bogotá atender en un consultorio arrendado por horas o compartir el espacio con colegas de otras especialidades. En ese esquema, lo que no se comparte es la historia clínica: la Ley 23 de 1981 la define como documento privado, obligatorio y sometido a reserva, y cada profesional responde por la de sus pacientes.

Llevar la historia en una cuenta propia, y no en el archivador ni en el computador del lugar que arrienda, resuelve buena parte del asunto: la información se va con usted si cambia de consultorio y nadie más la consulta. Si su colega también usa Doctia, cada consultorio ve solo su información.

• Que el archivador del lugar no guarde historias suyas ni copias impresas de sus notas
• Qué horario tiene asignado, para publicarlo igual en su página y en su agenda
• Qué dirección exacta, torre y número de consultorio debe ver el paciente en el mapa
• Qué condiciones de habilitación del espacio le corresponden a usted y cuáles al arrendador

Hay pacientes que siguen a su médico aunque se muden de Bogotá, y otros que lo encuentran desde fuera de la ciudad. La Resolución 2654 de 2019 regula la telemedicina y pide informar al paciente cómo funciona la atención a distancia, su alcance, sus riesgos, el manejo de su privacidad y qué ocurre si falla la tecnología, con constancia del consentimiento en la historia clínica (artículo 7).

En Doctia la videoconsulta está incluida en el plan. El paciente entra desde un enlace en el navegador, sin instalar nada, y usted lo admite en la sala. La imagen viaja cifrada entre su navegador y el del paciente, sin que el servidor pueda verla ni la grabe, y si la conexión no da para video, la consulta sigue por un chat de respaldo.

Doctia reúne en un solo plan la historia clínica electrónica estructurada, que se guarda sola mientras escribe y se bloquea al firmar; el buscador de diagnósticos CIE-10 con sinónimos clínicos; los consentimientos firmados en pantalla; la agenda por profesional, que abre directo en el día; la página pública de reservas y la videoconsulta. Se usa en el navegador del computador, la tablet o el celular.

Cuesta $350.000 COP al mes después de 9 días de prueba sin tarjeta, sin cobro por paciente ni por módulo y sin permanencia. Si cancela, las historias no se borran: sigue entrando, las consulta y exporta el historial de cada paciente en PDF. Doctia no hace la inscripción por usted ni garantiza la habilitación; le da un registro ordenado.