Agenda y citas
Un sistema de agendamiento de citas médicas no es un calendario con otro nombre. Tiene que saber quién es el paciente, qué servicio pidió, con qué profesional y en qué modalidad, y llevarlo a la historia clínica cuando llega. Esta página explica qué pedirle a un software de citas y cómo lo resuelve Doctia, con sus límites dichos de frente.
9 días gratis, sin tarjeta · luego $350.000 al mes, sin permanencia
¿Tiene dudas? Escríbanos por WhatsAppCasi cualquier herramienta permite anotar una cita a las 3:00 p. m. La diferencia aparece después: cuando llegan dos pacientes con el mismo nombre, cuando la recepción necesita ver la agenda sin leer notas clínicas, o cuando el paciente reservó de noche y usted quiere ver sus antecedentes antes de saludarlo.
Por eso conviene evaluar el software de citas por lo que hace con el paciente, no por lo bonito del calendario. Durante la prueba de cualquier sistema, agende una semana real y haga estas preguntas; son las que separan un agendador genérico de uno pensado para la consulta en salud.
Cuando la agenda y la historia viven en programas distintos, el mismo paciente se registra dos veces y tarde o temprano las dos fichas dejan de coincidir: un celular actualizado en un lado, un correo viejo en el otro. El documento de identidad como llave evita duplicados y homónimos desde la primera reserva.
La ventaja clínica es concreta: desde la cita del día llega a la historia del paciente, con la última evolución, los diagnósticos y los signos vitales, sin buscarlo en otro programa. Para un paciente nuevo, el expediente se crea con los datos que dejó al reservar, y usted completa los antecedentes durante la consulta de primera vez.
Puede tener su primera historia clínica firmada esta misma tarde: la cuenta se crea en dos minutos y no pide tarjeta.
Crear mi cuenta gratisAbrir la reserva al público no significa que cualquiera tome cualquier hora. El paciente solo debería ver los servicios, los profesionales y los horarios que el consultorio definió, con la duración real de cada consulta. Las citas que entran por teléfono o en la recepción se registran en esa misma agenda, sin una segunda libreta.
Del lado del paciente, lo que reduce llamadas es poder resolver solo lo básico: elegir hora, recibir la confirmación y cancelar sin tener que marcar al consultorio en horario de oficina. Si reservó para un menor, conviene que la ficha tenga el nombre y el celular de su acudiente desde el principio.
En Doctia el recordatorio automático sale por correo electrónico, unas 24 horas antes, para las citas agendadas con al menos 30 horas de anticipación y con el correo del paciente registrado. No hay que redactarlo ni programarlo: se envía solo. Por eso vale la pena verificar el correo del paciente cada vez que se agenda.
La confirmación por WhatsApp funciona distinto y conviene decirlo claro: Doctia no envía mensajes automáticos de WhatsApp. En la agenda, cada cita que sigue por confirmar tiene un botón de WhatsApp que abre el chat con el mensaje listo (fecha, hora y profesional), y usted lo envía. Sale de su número, y el paciente responde a su consultorio.
En un consultorio compartido cada profesional necesita su propia agenda, con sus horarios y sus servicios, pero la recepción necesita verlas todas para ubicar al paciente donde haya espacio. Si cada uno lleva su calendario por aparte, las citas cruzadas y los consultorios físicos ocupados dos veces son cuestión de tiempo.
El otro punto es el acceso. Quien agenda necesita nombre, documento, celular y hora; no necesita leer la evolución ni los diagnósticos. Un software de citas médicas debería permitir roles y permisos por usuario, y cada profesional debería firmar sus propias notas. Si tiene varias sedes, verifique que la agenda las distinga.
Si atiende también por video, la modalidad debe quedar en la cita desde que se agenda: el paciente sabe si tiene que desplazarse o conectarse, y usted evita el error de esperar en el consultorio a alguien que estaba en su casa frente a la cámara.
En Doctia cada cita se marca como presencial o virtual, y la videoconsulta está incluida en el plan. Se abre desde la historia clínica de la cita; el paciente entra con un enlace desde el navegador, sin instalar nada, y usted lo admite en la sala. La nota se escribe en el mismo expediente.
Cada consultorio tiene una página pública de reservas propia, con una dirección corta del tipo doctia.co/su-nombre, que puede publicar en su ficha de Google, sus redes o su firma de correo. La agenda es por profesional, con franjas de 30 minutos por defecto que usted ajusta.
Se usa en el navegador del computador, la tablet o el celular. Cuesta $350.000 COP al mes, con un solo plan que incluye historia clínica, agenda, teleconsulta y el resto de funciones; no hay cobro por paciente ni por cita. Se cancela cuando quiera desde Mi cuenta.
Si su prioridad es que el sistema envíe recordatorios por WhatsApp o mensaje de texto sin intervención de nadie, Doctia no lo hace. Tampoco factura: si necesita que la misma herramienta expida la factura electrónica, tendrá que usarla junto a su sistema de facturación, porque en Doctia solo se anota el número de esa factura.
Y si solo quiere una agenda, sin historia clínica, un agendador sencillo puede costarle menos y bastarle. Doctia tiene sentido cuando quiere que la cita, la historia, la confirmación y la teleconsulta vivan en un mismo sitio, con el paciente identificado por su documento desde la primera reserva.
Es un sistema para agendar, confirmar y recordar las citas de un consultorio, pensado para salud: identifica al paciente por su documento, maneja una agenda por profesional y servicio, distingue citas presenciales y virtuales y, en los mejores casos, lleva cada cita a la historia clínica del paciente para que el profesional la tenga a mano al atender.
No de forma automática. El recordatorio automático sale por correo, unas 24 horas antes. Para WhatsApp, cada cita por confirmar tiene en la agenda un botón que abre el chat con el mensaje de confirmación listo; usted lo revisa y lo envía desde el número del consultorio. Así el paciente responde a su consultorio y no a un número desconocido.
Sí. En «Mis citas» pide un código a su correo y con él cancela la cita en línea, hasta dos horas antes. El horario vuelve a quedar libre en la agenda para otro paciente. Para cambiar la hora, responde el correo de confirmación o escribe al consultorio, y la recepción la reagenda.
Sí. Cada profesional tiene su agenda y el paciente puede elegir con quién reservar. En equipos, cada usuario tiene su rol (propietario, administrador, profesional o recepción), de modo que la recepción agenda y confirma sin ver el contenido clínico de las historias. También permite manejar varias sedes.
No. Doctia es un software web: se usa desde el navegador en computador, tablet o celular, y no hay aplicación nativa que descargar. El paciente tampoco instala nada para reservar ni para entrar a una videoconsulta; le basta con el enlace.
La agenda no se vende aparte: viene en el único plan de Doctia, de $350.000 COP al mes, con historia clínica, teleconsulta y copiloto de IA incluidos; el dictado por voz trae 30 minutos gratis y luego se recarga por paquetes de minutos. Tiene 9 días de prueba con todas las funciones y sin tarjeta, y se paga mes a mes, sin permanencia.
La ficha del menor lleva el nombre y el celular de su acudiente. Cuando la recepción toca el botón de WhatsApp de la cita en la agenda, el chat se abre dirigido al acudiente y no al menor, con la fecha, la hora y el profesional de la cita.
Publique su página de reservas y pruebe la agenda con pacientes reales. 9 días de prueba, sin tarjeta.
9 días gratis, sin tarjeta · luego $350.000 al mes, sin permanencia
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