Software de historia clínica gratis o de pago: qué conviene

Un programa que no cobra se financia de alguna manera. Entre los modelos habituales están la versión gratuita con límites de pacientes, de usuarios o de funciones que invita a pasar a un plan pago; la prueba temporal presentada como gratuita; el programa de escritorio sin soporte, y la plantilla de hoja de cálculo que circula entre colegas. Ninguno es malo en sí mismo.

El problema aparece cuando el modelo no está claro. Un límite de pacientes que se alcanza a los pocos meses obliga a pagar con las historias ya adentro, y una función básica como exportar puede estar reservada al plan pago. Antes de registrar el primer paciente, lea qué incluye la versión gratuita y qué pasa cuando se supera el límite.

La Resolución 839 de 2017 exige conservar la historia clínica un mínimo de 15 años desde la última atención del paciente. La decisión de hoy lo acompaña, entonces, durante más de una década: el programa que elija debe seguir existiendo, o permitirle sacar la información completa, durante todo ese tiempo, y esa obligación es suya como profesional.

Un servicio gratuito no tiene ingresos que lo comprometan a seguir funcionando, y puede cambiar sus condiciones, empezar a cobrar o cerrar. Un servicio pago también puede cerrar, pero existe una relación comercial con condiciones escritas. En cualquier caso, la pregunta clave es la misma: si mañana el servicio deja de existir, ¿cómo recupera usted sus historias?

La exportación es su seguro frente a cualquier cambio de proveedor. Pruébela antes de comprometerse, con un paciente de ensayo que tenga varias consultas, un diagnóstico, un consentimiento y un archivo adjunto. Si el resultado sale incompleto o desordenado, eso mismo es lo que tendrá en las manos el día que de verdad lo necesite.

Fíjese también en quién puede exportar y cuándo. No es lo mismo un botón que usted usa cuando quiere que una exportación que se pide por soporte, se cobra aparte o solo existe mientras la cuenta está activa. Lo que importa es poder sacar las historias aunque ya no pague, en un formato que se lea sin el programa.

• El historial completo del paciente en orden cronológico, no solo la última consulta
• Fecha, hora y nombre del profesional en cada nota, tal como quedó al firmarla
• Consentimientos firmados y archivos adjuntos, además del texto de las notas
• Un formato legible sin el programa original, como un PDF con su membrete

La Resolución 1995 de 1999 fija las características de la historia clínica, entre ellas la secuencialidad y la disponibilidad, y el estándar de historia clínica de la Resolución 3100 de 2019 exige que los medios electrónicos garanticen confidencialidad, seguridad y que los datos no se modifiquen una vez guardados. Un documento de texto editable no cumple eso, sea gratis o no.

Si usted se inscribe como prestador y lleva la historia en medios electrónicos, debe presentar además la certificación de un ingeniero de sistemas con tarjeta profesional vigente sobre el mecanismo que usa. Pregunte a cualquier proveedor, gratuito o pago, cómo resuelve esos puntos. Es contenido informativo y no reemplaza la asesoría jurídica.

• ¿Qué pasa con una nota después de firmada: se puede editar o solo se aclara aparte?
• ¿Cada anotación queda con fecha, hora, nombre completo y firma de quien la hizo?
• ¿Cómo se registra y se guarda el consentimiento informado de cada paciente?
• ¿Tengo acceso a mis historias durante todo el plazo de conservación, aunque deje de pagar?

La Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 clasifican la información de salud como dato sensible: para tratarla se necesita la autorización previa, expresa e informada del paciente, bajo la vigilancia de la Superintendencia de Industria y Comercio. Como profesional, usted responde por la información de sus pacientes, sin importar si el programa donde la guarda cuesta o no.

Antes de usar cualquier herramienta, lea su política de tratamiento de datos: qué hace el proveedor con la información, si la usa para otros fines, quién dentro de la empresa puede verla y si cada consultorio ve solo lo suyo. Si esa política no existe o no se entiende, eso ya es una respuesta sobre el servicio.

El costo de un software también se mide en horas. Si un lunes no puede abrir la agenda o una nota no se guarda, necesita a alguien que responda. En un programa gratuito el soporte depende de lo que el proveedor decida ofrecer; en uno pago forma parte de lo que usted contrata. Pruebe ese canal durante la prueba, no después.

También cuenta el tiempo que se va en rodeos: registrar al paciente en la agenda y otra vez en la historia, pasar datos a mano para el RIPS o armar el PDF de una remisión copiando y pegando. Nada de eso figura en la factura, pero se paga con horas que podrían ser de consulta o de descanso.

Lo gratuito puede bastar si todavía no atiende pacientes y solo quiere conocer cómo funciona un software clínico, o si su práctica es muy ocasional y ya lleva la historia como pide la norma con otro medio. También hay casos en que Doctia no es la opción adecuada aunque el precio no sea un problema, y es mejor decirlo antes de que se registre.

Si en cambio es un profesional independiente o un consultorio pequeño que atiende de forma regular, con agenda, historia y quizá RIPS, la comparación cambia: ya no es gratis contra $350.000, sino $350.000 contra el tiempo, el riesgo y el trabajo manual del camino gratuito. Esa cuenta la hace usted con sus números.

• Si ve muy pocos pacientes al mes, puede que $350.000 no se justifique para usted
• Si necesita que el mismo programa expida la factura electrónica ante la DIAN: Doctia no factura
• Si es una IPS que necesita conexión con aseguradores o con el Ministerio, busque una herramienta pensada para IPS
• Si necesita que el software lea imágenes diagnósticas o se conecte a equipos médicos: Doctia no lo hace

Doctia tiene 9 días de prueba con todas las funciones, sin tarjeta. Después cuesta $350.000 COP al mes. Es un solo plan, mes a mes y sin permanencia, sin cobro por paciente, por consulta ni por módulo, que se paga con tarjeta, PSE o Nequi y se cancela desde Mi cuenta cuando quiera.

Incluye la historia clínica que se bloquea al firmar, los diagnósticos CIE-10 y DSM-5, los consentimientos en pantalla, la agenda con página de reservas, la videoconsulta, el RIPS en JSON y 600 consultas al mes al copiloto; el dictado por voz trae 30 minutos gratis y luego se recarga por paquetes de minutos. Si cancela, sus historias no se borran: las sigue consultando y exporta el historial de cada paciente en PDF.